এই ভুলগুলো করছেন না তো!

ইন্টারনেট প্রযুক্তির জয়জয়কারের এ যুগে ই-মেইল সেবার জনপ্রিয়তা এখনো অনেক বেশি। তবে ই-মেইল সেবার গুরুত্ব ব্যক্তিগত জীবনের চেয়ে পেশাদারি জীবনে অনেকটা অবিচ্ছেদ্য অংশের মতো। এ ছাড়া বিশ্বজুড়েই দাপ্তরিক যোগাযোগে ই-মেইল সবচেয়ে প্রয়োজনীয় ও জনপ্রিয় মাধ্যম। তবে অন্যান্য দৈনন্দিন কাজের মতোই ই-মেইল প্রেরণে কয়েকটি বদভ্যাস ব্যক্তি কিংবা প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তি নষ্ট করতে পারে। ই-মেইল প্রেরণের সময় এই বিষয়গুলোতে নজর রাখছেন তো!

 অপ্রয়োজনে ‘জরুরি’ শব্দের ব্যবহার না করা

অনেক সময় ই-মেইলের মাধ্যমে কোনো জরুরি তথ্যের ফরমান চাওয়া হয়। সে ক্ষেত্রে ই-মেইলের বিষয় বা সাবজেক্টের ঘরে জরুরি-জাতীয় শব্দের ব্যবহার করে থাকেন। খুব বেশি প্রয়োজন না হলে জরুরি কথাটা না লেখাই উচিত। এতে সত্যিকার প্রয়োজনেও ই-মেইলের গুরুত্ব কমে যাবে।

 সব অক্ষর বড় হাতের না লেখা

ই-মেইলে লেখার সময় সব বড় হাতের অক্ষর লেখা এড়িয়ে চলুন। অনেক সময় ভুলবশত ক্যাপস লক বোতামে চাপ লেগে গেলেও এমনটি হতে পারে।

 সবাইকে ফিরতি ই-মেইল না পাঠানো

কোনো প্রতিষ্ঠান একই ই-মেইল একসঙ্গে অনেককেই পাঠিয়ে থাকে। সে ই-মেইলগুলোর ফিরতি ই-মেইল বা রিপ্লে দেওয়ার সময় সতর্ক থাকুন। কেননা সবাইকে ফিরতি ই-মেইল পাঠানো অনাবশ্যক। তবে খুব বেশি প্রয়োজন হলে সেটা করা যেতেই পারে।

 অনুমতি ছাড়া ‘সিসি’ না দেওয়া

একই ই-মেইল একাধিক ব্যক্তিকে পাঠানোর প্রয়োজনে ‘সিসি’ বা ‘কার্বন কপি’ সুবিধাটি ব্যবহার করে অনেকেই। সে ক্ষেত্রে আর কে কে ই-মেইলটি পেল, তা সবাই দেখতে পায়। তবে ই-মেইলে সিসি ব্যবহারের আগে সবার অনুমতি নিয়ে নেওয়া আবশ্যক। অনুমতি ছাড়া সিসি ব্যবহার মোটেও শোভনীয় নয়।

 একইভাবে ‘বিসিসি’ না করা

বিসিসি বা ব্লাইন্ড কার্বন কপি হলো একসঙ্গে একাধিক ব্যক্তিকে একই ই-মেইল প্রেরণ। তবে সিসি আর বিসিসির পার্থক্য হলো, বিসিসি করে পাঠানো একই ই-মেইল কাকে কাকে পাঠানো হয়েছে তা কেউ দেখবে না। তবে ই-মেইলে তো বিষয় উল্লেখ থাকে। তাই বিসিসির ব্যবহারে সাবধানতা অবলম্বন করা উচিত। এ ক্ষেত্রে প্রাতিষ্ঠানিক বা ব্যক্তিগত বিশ্বস্ততা লোপ পায়। প্রাপকের সংখ্যা কম হলে পৃথকভাবে মেইল করাই শ্রেয়।

 অসময়ে ই-মেইল না করা

খুব বেশি জরুরি না হলে বা আগে থেকেই জানিয়ে রাখার প্রয়োজন না পড়লে রাতবিরাতে ই-মেইল পাঠাবেন না। সে ক্ষেত্রে ই-মেইল তৈরি করে রাখতে পারেন, যা কাজের সময় পাঠিয়ে দেওয়া যাবে।

 একাধিক ব্যক্তিগত মেইল না পাঠানো

একই বিষয়ে একাধিক ব্যক্তিগত মেইল না পাঠানো উচিত। এমনটা মোটেও পেশাদার আচরণের মধ্যে পড়ে না। অনেকে অল্প সময়ে মেইল করতে গিয়েও ভুলবশত কাজটি করে থাকেন। তাই চটজলদি মেইল পাঠানোর সময়েও খানিকটা সতর্ক থাকুন।

 অপ্রাসঙ্গিক শব্দ পরিহার করুন

যেকোনো ই-মেইলেই অযাচিত শব্দের ব্যবহার করা উচিত নয়। মনে রাখবেন, ই-মেইল কোনো ব্যক্তিগত খুদে বার্তা প্রেরণের মাধ্যম নয়। এ জন্যই সাবধান থাকতে হবে।

সূত্র: গ্যাজেটস নাউ